Zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu

Serwis: https://oldtownapartments-torun.pl/
Wersja obowiązująca od: 27 lipca 2026 r.

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z serwisu oldtownapartments-torun.pl, kontaktujących się z administratorem lub dokonujących rezerwacji. Dokument realizuje obowiązki informacyjne wynikające w szczególności z art. 13 i 14 RODO.

Administrator danych

OK TOURS Barbara Oleśków
ul. Podmurna 40, 87-100 Toruń
NIP: 9561653804
REGON: 870485950
E-mail do spraw prywatności: kontakt@oldtownapartments-torun.pl

Zakres i podstawowe pojęcia

„Serwis” oznacza stronę internetową dostępną pod adresem oldtownapartments-torun.pl.

„Użytkownik” oznacza każdą osobę odwiedzającą Serwis, wysyłającą zapytanie lub korzystającą z funkcji rezerwacji.

„RODO” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu administrator może przetwarzać: dane identyfikacyjne i kontaktowe, treść korespondencji, dane dotyczące rezerwacji i pobytu, dane do rozliczeń, dane techniczne urządzenia i połączenia, logi serwera, adres IP, identyfikatory internetowe oraz informacje o zgodach na pliki cookies.

Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

Działanie, bezpieczeństwo i administracja Serwisem

W związku z każdym wejściem do Serwisu serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, adres wywołanej strony, dane przeglądarki i systemu operacyjnego oraz informacje o błędach.

Dane te są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i diagnostyki technicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest utrzymanie bezpiecznego i sprawnego Serwisu oraz ochrona przed roszczeniami i nadużyciami.

Kontakt i obsługa zapytań

Jeżeli Użytkownik kontaktuje się przez e-mail, telefon lub formularz, administrator przetwarza dane przekazane w wiadomości, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania i dane dotyczące planowanego pobytu.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku pozostałej korespondencji.

Uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji i dokumentowanie ustaleń.

Rezerwacja i realizacja pobytu

W celu przyjęcia i obsługi rezerwacji administrator może przetwarzać dane osoby rezerwującej i gości, w tym dane kontaktowe, termin pobytu, liczbę osób, wybrane preferencje, informacje niezbędne do płatności lub rozliczenia oraz dane wymagane przepisami prawa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych, meldunkowych lub innych obowiązków ustawowych, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli rezerwacja lub płatność odbywa się przez zewnętrzny portal albo operatora płatności, podmiot ten może działać jako odrębny administrator danych zgodnie ze swoją polityką prywatności.

Administrator otrzymuje od takiego podmiotu tylko dane potrzebne do obsługi rezerwacji i rozliczenia. Administrator nie powinien otrzymywać ani przechowywać pełnych danych karty płatniczej.

Obowiązki prawne, rozliczenia i roszczenia

Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Uzasadnionym interesem jest ochrona praw administratora i dokumentowanie wykonania umowy.

Pliki cookies, statystyka i marketing

Niezbędne technologie są wykorzystywane w zakresie koniecznym do działania Serwisu, zapamiętania ustawień prywatności i zapewnienia bezpieczeństwa.

Pozostałe technologie — w szczególności preferencyjne, statystyczne lub marketingowe — mogą być uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody Użytkownika, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić albo wycofać zgodę za pomocą ustawień Cookiebot.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aktualna lista stosowanych plików cookies i podobnych technologii, ich dostawców, celów i okresów ważności znajduje się w Polityce cookies oraz w automatycznie aktualizowanej deklaracji Cookiebot.

Marketing bezpośredni

Wiadomości marketingowe e-mail, SMS lub połączenia marketingowe mogą być kierowane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgoda jest dobrowolna i może być wycofana w każdej chwili.

Samo przesłanie zapytania albo dokonanie rezerwacji nie oznacza zgody na marketing.

Źródła danych

Co do zasady dane są pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika.

Jeżeli rezerwacja została złożona przez portal rezerwacyjny, biuro podróży, partnera sprzedażowego albo osobę rezerwującą w imieniu pozostałych gości, administrator może otrzymać dane od tego podmiotu lub osoby.

Zakres obejmuje zwykle dane identyfikacyjne i kontaktowe, termin i warunki rezerwacji, liczbę gości, kwoty rozliczeń i treść uzgodnień.

Osoba przekazująca dane innych gości powinna poinformować ich o przekazaniu danych i udostępnić im niniejszą politykę.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych niezbędnych do odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić obsługę zapytania albo rezerwacji.

Dane wymagane przepisami prawa są obowiązkowe w zakresie wskazanym przez te przepisy.

Zgody na nieniezbędne cookies i marketing są zawsze dobrowolne, a odmowa nie ogranicza dostępu do podstawowej treści Serwisu ani możliwości dokonania rezerwacji.

Odbiorcy danych

Dane mogą zostać ujawnione następującym kategoriom odbiorców:

dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, infrastruktury IT, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i obsługi technicznej Serwisu;
podmiotom obsługującym rezerwacje, płatności, księgowość, fakturowanie, komunikację z gośćmi lub utrzymanie obiektu — wyłącznie w niezbędnym zakresie;
dostawcom narzędzi analitycznych, map, materiałów osadzonych, reklamy lub mediów społecznościowych — tylko gdy dane narzędzie jest obecne i została udzielona wymagana zgoda;
doradcom prawnym, podatkowym, ubezpieczycielom oraz podmiotom wspierającym dochodzenie lub obronę roszczeń;
organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora działają na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami administratora, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Podstawowe działanie Serwisu nie wymaga przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na uruchomienie zewnętrznego narzędzia, którego dostawca przetwarza dane poza EOG, przekazanie nastąpi wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwa odbiorcy w EU–US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych i — gdy jest to wymagane — dodatkowych zabezpieczeń.

Informacja o dostawcy uruchamianym przez cookies znajduje się w deklaracji Cookiebot.

Kopię właściwych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez następujące okresy:

logi techniczne i dane bezpieczeństwa — co do zasady do 12 miesięcy, a dłużej tylko wtedy, gdy są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń;
zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że wcześniejsze usunięcie jest uzasadnione albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do obrony roszczeń;
dane związane z rezerwacją i wykonaniem umowy — przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
dokumentacja podatkowa i księgowa — przez okres wymagany przepisami, zasadniczo 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub do osiągnięcia celu, dla którego została udzielona; dowód zgody może być przechowywany do upływu terminu roszczeń dotyczących prawidłowości jej pozyskania;
pliki cookies i identyfikatory — przez okres wskazany dla danego pliku w aktualnej deklaracji Cookiebot.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane albo trwale anonimizowane, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO Użytkownikowi przysługuje:

prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki z art. 17 RODO;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
prawo wniesienia sprzeciwu — z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się pod adresem kontakt@oldtownapartments-torun.pl albo pisemnie na adres: ul. Podmurna 40, 87-100 Toruń.

Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Narzędzia analityczne lub reklamowe, jeżeli zostaną uruchomione po uzyskaniu zgody, mogą tworzyć statystyki albo segmenty odbiorców, lecz nie służą administratorowi do podejmowania takich decyzji.

Zewnętrzne serwisy i materiały osadzone

Serwis może zawierać linki do portali rezerwacyjnych, map, serwisów społecznościowych lub innych stron.

Przejście na zewnętrzną stronę oznacza korzystanie z niej na zasadach określonych przez jej operatora.

Materiały osadzone, które mogą zapisywać nieniezbędne cookies lub łączyć się z zewnętrznym dostawcą, powinny pozostawać zablokowane do czasu udzielenia odpowiedniej zgody.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe i zabezpieczenia transmisji, jeżeli są właściwe dla danego procesu.

Żadna transmisja internetowa nie jest całkowicie wolna od ryzyka.

Użytkownik nie powinien przesyłać w zwykłej wiadomości danych nadmiarowych, szczególnie numerów dokumentów, danych zdrowotnych ani pełnych danych karty płatniczej.

Zmiany polityki

Polityka może zostać zaktualizowana w razie zmiany prawa, zakresu usług, dostawców lub technologii wykorzystywanych w Serwisie.

Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.

Istotne zmiany dotyczące trwającego przetwarzania zostaną zakomunikowane w odpowiedni sposób.

Podstawy prawne: rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), ustawa z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz właściwe przepisy podatkowe i rachunkowe.